Auftrags- und PersonalEinsatzPlanung A-PEP

A-PEP ist die zentrale Plattform der HfH um die Pensen des wissenschaftlichen Personals zu verwalten. Geplant wird ihr Einsatz in der Ausbildung, Weiterbildung, Forschung und Dienstleistung, sowie interne Aufgaben. 

Auf dieser Grundlage wird pro Dozierent:in eine individuelle Leistungsvereinbarung (ILV) erstellt, die in A-PEP hinterlegt und Ende Semester abgerechnet. Änderungen im laufenden Semester werden «in Differenz zur Vereinbarung» speziell notiert. Für Externe werden Aufträge und nach Leistungserbringung auch Abrechnungen erstellt.

A-PEP ist die zentrale Plattform der HfH um die Pensen des wissenschaftlichen Personals zu verwalten. Geplant wird ihr Einsatz in der Ausbildung, Weiterbildung, Forschung und Dienstleistung, sowie interne Aufgaben. Auf dieser Grundlage wird pro Dozierent:in eine individuelle Leistungsvereinbarung (ILV) erstellt, die in A-PEP hinterlegt und Ende Semester abgerechnet. Änderungen im laufenden Semester werden «in Differenz zur Vereinbarung» speziell notiert. Für Externe werden Aufträge und nach Leistungserbringung auch Abrechnungen erstellt.

Im A-PEP werden durch einen nächtlich Abgleich mit dem Campus Management System «Daylight» zu den Ausbildungs- und Weiterbildungsangeboten automatisch Aufträge erstellt. Das wissenschaftliche Personal wird via Schnittstelle aus Abacus eingelesen. In A-PEP wird nun das wissenschaftliche Personal auf diese Aufträge eingeteilt. So erhalten die Dozierenden eine «Zuteilung» auf diese Aufträge, was einem Arbeitsauftrag entspricht, der in Stunden abgerechnet wird. Sowohl die Aufträge als auch die Zuteilungen weisen diverse Status im Workflow des Bewilligungsverfahrens und der Abrechnung auf und können auf unterschiedliche Art und Weise erteilt werden.

Es werden interne Mitabreitende und externe Lehrpersonen eingeplant, die wiederum unterschiedliche Prozesse durchlaufen. Arbeitsaufträge zu den Kursen, resp. Modulanlässen werden auf den Teilaufträgen «Leitung», «Unterricht», «Qualität» und «Leistungsnachweis» erteilt. Auf dem Teilauftrag «Unterricht» werden die Zuteilungen pro Tag/Termin vorgenommen und auf dem Teilauftrag automatisch zu einer Zuteilung pro Dozierenden und Semester aggregiert. Auf dem Teilauftrag «Leistungsnachweis/Prüfungen» werden die Aufträge pro zu prüfenden Studierenden erteilt und pro Dozierenden und Semester zu einer oder einer beliebigen Anzahl Zuteilungen zusammengefasst, die getrennt bewilligt werden können. Die Einteilung der Dozierenden auf die Termine wird an das Campus Management System zurückgeliefert, damit im Stundenplan zu erkennen ist, wer wann unterrichtet.

Um ein umfassendes Bild der Tätigkeiten des Personals zu erhalten, werden zu den Ausbildungs-, Weiterbildungsaufträgen weitere Aufträge im Bereich Dienstleistungen, Forschung oder internen Projekten erstellt, die wiederum Personen zugeteilt werden. Die Zuteilung der Aufgaben auf die Projekte können durch eine dezidierte Ansicht für die Projektleiter vorgenommen werden, die sich auf die gesamte Dauer des Projekts konzentriert.

Um jederzeit anzeigen zu können, ob ein Dozierender für zu viele oder zu wenige Aufgaben eingeplant ist, wird selbstverständlich das Personalreglement angewendet und der Anspruch auf diverse Pauschalen und die altersabhängigen Ferien eingerechnet. So kann bei der Planung berücksichtigt werden, ob jemand noch Kapazität für weitere Aufgaben hat.

Aufträge können auf unterschiedliche Art und Weise definiert werden, z.B. als Kostendach, was dann in der Abrechnung dazu führt, dass die zugeteilten Stunden mit den rapportierten Stunden abgeglichen werden. Die Vorgesetzten können dann entscheiden, ob sie eine allfällig rapportierte Mehrarbeit bewilligen möchten oder die rapportierten Stunden korrigieren. All dies wird dann in die Lohnbuchhaltung zurückgemeldet, damit der Stundensaldo der Dozierenden richtig festgehalten wird.

Weil das A-PEP die Abwicklung sämtlicher lohnrelevanten Aspekte der Dozierenden und der Externen beinhaltet, muss es auch sämtliche Spielarten des Personalwesens beherrschen wie z.B.: Mutter- & Vaterschaftsurlaub, tatsächlicher Ferienbezug, Ersatz bei Ausfall wegen Krankheit, DAG mit seinen Bezugsformen über einen gewissen Zeitraum, geplanter Stundenabbau, Spesen, Rechnungsstellung statt Lohn, bei Externen und vieles mehr.

A-PEP bildet aber auch die zentrale Grundlage für die Finanzbuchhaltung der Hochschule, somit ist alles einem Kostenträger oder einer Kostenstelle zugeordnet. Das bedeutet wiederum, dass wenn z.B. eine Vorlesung von Studierenden aus verschiedenen Studiengängen besucht wird, die Kosten der Vorlesung anteilsmässig auf die richtigen Studiengänge verteilt werden. Diese Kosten, die in Stunden oder Franken ausgedrückt werden, werden einmal pro Monat in die Buchhaltung übernommen.

Selbstverständlich verfügt A-PEP auch über ein sehr feingliedriges Rechtesystem, damit je nach Hierarchie die eingeloggten User (über single-sign-on via OAuth 2.0-Authentifizierung mit Azure Active Directory) nur das sehen und editieren können, was sie dürfen.

Weil das System A-PEP viele Rollen, Status und Arten der Verarbeitung besitzt, ist es auch nötig sehr detaillierte Regeln einzuhalten, damit niemand Mutationen vornimmt, die in dem entsprechenden Schritt des Prozesses überhaupt nicht erlaubt sind.

Darüber hinaus gibt es für alle Beteiligten, je nach Rolle und Zuständigkeit Todo-Listen mit verschiedensten Aufgaben-Arten (inkl. Admin-Taks bei Auffälligkeiten). Man kann auch je nach Zuständigkeit den Fortschritt seiner Planung und die Entwicklung, resp. Einhaltung des Budgets mit jederzeit aktuellen Daten überwachen.

Erfolg

APEP ist ein sehr umfangreiches Personalplanungs- und Abrechnungssystem, das exakt auf die Bedürfnisse der HfH zugeschnitten ist und sich nahtlos via Schnittstellen in die IT-Landschaft der HfH eingliedert.

Umgesetzt mit

Webapplikation mit Vaadin, Spring, Hibernate und MSSQL Server

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